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公函在日常生活中的使用范圍很廣。一般情況下，它是“適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請示批準和答復審批事項”的公文。函是平行文,具體來說,它適用范圍包括三個方面:第一,平級機關或不相隸屬機關單位之間的商洽性、詢問性和答復性公務聯(lián)系;第二,向無隸屬關系的業(yè)務主管部門請求批準有關事項;第三業(yè)務主管部門答復或審批無隸屬關系的機關請示批準的事項。

其特點是①使用范圍廣泛。凡不相隸屬單位之間、平級的黨政機關之間、政府及其部門與同級的軍事機關、群眾團體及其部門之間均可以使用函,它不受部門、行業(yè)、地域的限制。②實用性強。函不需要在原則、意義上進行過多的闡述,不重務虛而重務實。③短小精悍。函一般較為短小,內(nèi)容單一,語言簡潔明快。有的函只有三言兩語。④用語謙敬。函主要用于不相隸屬機關之間互相商洽工作、詢問和答復問題,體現(xiàn)著雙方平等溝通的關系,因而在行文姿態(tài)、措辭、口氣等方面都要謙虛有禮,要體現(xiàn)平等性、誠懇性和溝通的特點。

按實際功用需要,公函大致有六類：商洽類、詢問函、答復函、請批函、審批函、知照函。

按行文方向，函可以分為去西和復函。

按文面規(guī)格,函可以分為公函和便函。

公函的基本格式通常由“標題+主送機關+正文+落款”組成。

標題

如果是公函必須寫標題,如果是便函,可以不寫標題。公函的標題主要有兩種

1.發(fā)文機關+事由+文種

2.事由+文種

主送機關

為需要商洽工作、詢問情況或答復問題的有關機關。

正文

1.去函的正文部分,由“緣由十事項+結束語”組成。

(1)正文開頭,一般先寫商洽、請求、詢問或告知事項的依據(jù)、背景、緣由等。

(2)事項。這部分是主體部分,應采用敘述和說明的寫法,既要簡明扼要,又要交代清楚,要求可多可少,如果事項很簡單,可同緣由寫在一起;如果事項比較復雜,或要求較多,需要分條列項來寫,不論是哪一種內(nèi)容,對哪一級,都要求語言謙和。

(3)結束語。結束語是向對方提出希望或請求,或希望對方給予支持和幫助,或希望對方給予合作,或請求對方提供情況,或請求對方給予批準等,一般多用“特此函達”、“特此函告”、“特此函商”、“請審批”、“請予批準”等,請對方回復,則要明確提出“請函復”、“盼復”、“妥否,請函復”、“望早日函復”、“請盡快函復”之類的結語。

2.復函的正文部分。由“引語+答復意見+結束語”組成。

(1)引語。引語就是引述來函標題即來函文號。

(2)答復意見。即針對來函所提出的商洽、詢問或請求等問題予以答復,即表示同意或不同意,不同意是什么原因,或應該怎么辦,不應該怎么辦,或對詢問的問題做出說明等。

(3)結束語。復函的結束語,常用“特此函復”、“此復”、“專此函復”等。

(四)落款

落款,由“發(fā)文單位(部門)名稱+發(fā)文時間”組成

公函的寫作要求

1.要開門見山,直敘其事。

2.要措辭得體,平等待人。

3.要及時發(fā)函,及時復函。